A organização de dados é uma estratégia para classificar e organizar os mais diversos conjuntos de dados de uma empresa. Com isso, é esperado que eles se tornem mais funcionais para o cotidiano corporativo com sua constante necessidade de tomada de decisões e suas inúmeras transações.
Todavia, essa é uma ação que pode levar muito tempo, caso não seja conduzida adequadamente. Para que você colha os melhores resultados, preparamos este post completo. Acompanhe!
O que é a organização de dados?
Essa estratégia pode se aplicar a diversos contextos diferentes de gerenciamento, como:
- documentos;
- bancos de dados;
- contas a pagar e a receber;
- operações bancárias etc.
Em suma, onde houver registros digitais, a organização pode ajudar. Desse modo, você garante que todos os dados estejam rapidamente acessíveis para os colaboradores. Quando eles precisarem acessar um boleto de pagamento, saberão exatamente em qual categoria procurar, poderão filtrar os resultados por data etc. Assim, não vão mais perder tempo checando várias pastas.
Como ela funciona?
O principal objetivo da estratégia é automatizar o máximo de tarefas de gestão de dados quanto for possível. Desse modo, seus funcionários não precisarão gastar seu tempo precioso com tarefas simples, como renomear arquivos, separá-los em pastas, mapear os bancos de dados etc. Tudo é feito por um software com essas e outras funcionalidades.
Essa solução deve ser completa e, portanto, deve ser capaz de gerenciar não só arquivos digitais, mas também físicos. Vamos explicar melhor a seguir!
Documentos físicos
Por mais que as empresas estejam digitalizando muitas das suas tarefas, ainda há, provavelmente, muita papelada antiga. Além disso, a lei ainda exige uma cópia física original de vários tipos de documentos. Portanto, um sistema que gerencie somente a parte virtual, provavelmente, vai deixar muito a desejar.
Por isso, não deixe de cuidar da organização de dados físicos. Para esse objetivo, há algumas funcionalidades interessantes, como:
- criação de uma cópia digital para que a versão física só seja retirada do arquivo quando for realmente necessário. Uma menor manipulação de documentos evita as perdas e a desordem;
- categorização dos documentos de acordo com os fluxos de trabalho da empresa. Algumas ferramentas digitais são capazes de interpretar o conteúdo digitalizado e propor classificações mais adequadas;
- estabelecimento de alertas para quando a data de validade legal do documento estiver próxima. Assim, você poderá planejar o descarte de vários deles, mantendo somente os estritamente importantes.
Há muitas outras funções disponíveis no mercado. Por isso, você deve sempre procurar um fornecedor de software que personalize a ferramenta de acordo com a sua demanda. Evite sistemas prontos e acabados!
Dados digitais
Aqui, há um grande desafio, pois há dois tipos de dados. Os estruturados apresentam uma linguagem baseada em tabelas, arranjos, marcações e bibliotecas prefixados. Ou seja, o seu próprio código indica as informações mais importantes que um sistema precisa saber. Com isso, o sistema de organização não precisa interpretar os dados para descobrir como gerenciá-los. Ele só precisa dominar a linguagem, como HTML e XML.
Isso torna o trabalho de gerenciamento muito mais simples. No entanto, uma boa parte dos dados digitais é não estruturada, isto é, não apresenta nenhuma formatação para torná-los mais inteligíveis para os sistemas de gestão. Por isso, essa ferramenta precisa ter a capacidade de interpretar os dados para, então, organizá-los.
Para que você entenda melhor, vamos a um exemplo cotidiano. Imagine que você tenha dois relatórios dos lançamentos financeiros da sua empresa — um deles está tabelado no Excel, e o outro foi feito em texto corrido. No primeiro caso, (estruturado), na hora de fazer o fluxo de caixa, você só precisa saber em quais colunas estão as entradas e as saídas.
No segundo (não estruturado), você precisará ler cada linha e compreender quais transações se referem a cada categoria, o que provavelmente demorará mais tempo e apresentará mais chances de erros. Por isso, é imprescindível contar com uma ferramenta baseada em aprendizagem de máquina e inteligência artificial para que ela lide com dados não estruturados rapidamente e sem nenhum equívoco.
Por que investir nessa estratégia?
Há diversos benefícios ao investir na organização dos dados. A seguir, vamos mostrar os dois que você notará mais rapidamente!
Aumenta a segurança das informações
Quando você tem todos os seus dados organizados, pode estabelecer uma política de acesso muito bem desenhada:
- levantar restrições para dados sensíveis de clientes ou com informações estratégicas da empresa;
- limitar o acesso a documentos somente a pessoas dos setores que precisarão deles;
- controlar quem abriu e leu cada arquivo etc.
Isso aumenta significativamente a proteção dos dados. Ademais, torna mais eficiente a tarefa dos softwares de segurança contra ações maliciosas. Por exemplo, será mais fácil para um anti-vírus identificar ameaças em um ambiente organizado. Afinal, qualquer alteração na estruturação dos dados poderá acender o alerta para uma possível ameaça.
Agiliza os processos da empresa
Grande parte da produtividade é perdida no momento de procurar alguma informação para executar uma tarefa. Com isso, os funcionários acabam tendo de revirar arquivos físicos e digitais, perdendo minutos valiosos.
A organização aumenta a disponibilidade dos arquivos. Em vez de clicar em várias pastas, o usuário só precisa digitar algumas palavras-chave, selecionar a data e filtrar por categorias. Assim, em pouquíssimos segundos, ele encontra o que precisa.
Quando os documentos físicos são digitalizados, há uma vantagem adicional de o colaborador acessar o conteúdo sem precisar sair da mesa.
Como organizar os dados da sua empresa?
É preciso estabelecer uma metodologia para que a ação seja posta em prática com agilidade e eficácia. Confira!
Tenha um planejamento estratégico
Qualquer ação com grande impacto nos processos de uma empresa precisa de planejamento estratégico. Isso significa que você vai estabelecer metas e objetivos, um cronograma e um orçamento. Também vai gerenciar os recursos humanos e materiais para conquistá-los. Isso pode ser feito com:
- delegação de tarefas;
- avaliação da infraestrutura;
- levantamento de requisitos;
- plano de aquisições.
Com isso, você sabe quais recursos já estão presentes e quais precisam ser adquiridos para o sucesso da organização de dados.
Agrupe os dados por área, organize por datas e renomeie os arquivos
Bem, tudo isso pode ser feito manualmente por sua equipe, mas já imaginou o tempo que pode demorar? Por isso, a melhor solução é a aquisição de um sistema de gerenciamento de dados e documentos. Ele executará todas essas tarefas automaticamente.
Assim, seus funcionários poderão ser redirecionados para atividades mais eficientes, como verificar se todos os documentos foram organizados adequadamente e identificar possíveis inconsistências.
Mantenha as informações atualizadas
Por fim, mesmo o melhor sistema tem suas limitações. Por exemplo, eles não são capazes de atualizar algumas informações sem que haja a inserção manual. Assim, se houver a mudança de alguma parte em determinado contrato, é preciso editar o arquivo e, talvez, reclassificá-lo e recategorizá-lo. Se a lei exigir uma nova data de validade para determinada categoria de documento, você também precisará atualizar esse dado no software.
Portanto, uma boa política de organização de dados traz muitos benefícios para sua empresa. Entretanto, é preciso investir nos recursos humanos e digitais para que esse processo seja bem eficiente e, realmente, traga resultados positivos para seu negócio.
Essa é uma estratégia, de fato, desafiadora, mas essencial para aumentar a eficiência das operações, não é mesmo? Por isso, não deixe de compartilhar nosso post nas redes sociais para conscientizar os empreendedores sobre a importância dessa ação!
